Une entreprise qui prépare son plan de développement des compétences 2027 peut rapidement constituer une liste de formations. La difficulté commence lorsqu’il faut transformer ces demandes en besoins suffisamment précis pour consulter un organisme de formation.
Combien de salariés sont concernés ? Quelle situation professionnelle doit évoluer ? Quelles compétences sont attendues ? Une session intra-entreprise est-elle pertinente ? Faut-il prévoir plusieurs sites ? Quelles contraintes opérationnelles doivent être intégrées ?
Un cahier des charges formation permet de structurer ces informations avant de demander une proposition. Son intérêt n’est pas d’imposer à l’avance un programme pédagogique. Il consiste à donner à l’organisme suffisamment de contexte pour comprendre le besoin, vérifier l’adéquation de son offre et proposer des modalités cohérentes.
Pour les DRH et responsables formation qui préparent 2027, cette étape permet aussi de comparer les réponses sur des bases plus homogènes.
Que doit contenir un cahier des charges de formation ?
Un cahier des charges formation doit au minimum préciser le contexte de la demande, le problème ou l’évolution à accompagner, les compétences attendues, le public concerné, son niveau de départ, le nombre de participants, les contraintes d’organisation, les modalités envisagées et les critères qui permettront d’apprécier la réponse proposée.
Le point essentiel est de décrire d’abord le besoin professionnel avant de demander une formation précise. En droit du travail, une action de formation est définie comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel. [1]
| Information à transmettre | Question à résoudre | Utilité |
|---|---|---|
| Contexte | Pourquoi ce besoin apparaît-il ? | Comprendre l’origine de la demande |
| Situation professionnelle | Qu’est-ce qui doit évoluer ? | Relier formation et travail réel |
| Compétences attendues | Que devront mieux savoir faire les participants ? | Définir la cible |
| Public | Qui doit être formé ? | Adapter la réponse |
| Niveau initial | Que savent déjà les participants ? | Éviter un contenu trop basique ou trop avancé |
| Effectif | Combien de personnes sont concernées ? | Étudier la modalité |
| Organisation | Où, quand et avec quelles contraintes ? | Construire un dispositif réaliste |
| Évaluation | Comment apprécier les acquis ou le transfert ? | Anticiper le suivi |
Pourquoi préparer le cahier des charges dès la construction du plan 2027 ?
La rentrée 2026 est une période utile pour préparer le [plan de développement des compétences 2027] d’une entreprise. Les directions RH peuvent faire remonter les besoins métiers, analyser les transformations attendues et commencer leurs arbitrages avant de sélectionner les actions à déployer. [2]
Le ministère du Travail rappelle que le plan de développement des compétences permet aux salariés de suivre des actions de formation à l’initiative de leur employeur. Il rappelle également les obligations de l’employeur concernant l’adaptation au poste de travail et le maintien de la capacité des salariés à occuper un emploi. [3]
Entre l’identification d’un besoin et l’achat d’une formation, une étape est cependant souvent sous-estimée : la qualification de la demande.
« Former nos managers », « sensibiliser les équipes à la cybersécurité » ou « actualiser les compétences sécurité » sont des orientations. Elles ne suffisent pas toujours pour construire une réponse pédagogique précise.
Le cahier des charges permet de passer d’un thème à un objectif professionnel.
Qu’est-ce qu’un cahier des charges formation ?
Dans cet article, le cahier des charges désigne le document utilisé par une organisation pour formaliser son besoin avant de consulter un ou plusieurs organismes de formation.
Il ne faut pas le confondre avec la convention de formation.
Lorsqu’une convention est conclue dans les situations prévues par le Code du travail, l’article D6353-1 prévoit notamment qu’elle comporte l’intitulé, l’objectif et le contenu de l’action, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation ainsi que les modalités de déroulement, de suivi et de sanction de l’action. Le prix et les modalités de règlement font également partie des éléments prévus par le texte. [4]
Le cahier des charges intervient en amont : il exprime le besoin de l’entreprise pour permettre au prestataire de construire ou sélectionner une réponse adaptée.
Pourquoi le sujet compte pour les entreprises
Une consultation formation peut échouer avant même la comparaison des organismes.
Lorsque le besoin est formulé uniquement par un intitulé — « formation management », « formation IA », « formation sécurité » — les prestataires peuvent comprendre des attentes différentes.
L’un peut proposer une initiation. Un autre peut privilégier des mises en situation. Un troisième peut considérer que le besoin concerne un public déjà expérimenté.
Comparer ensuite les propositions devient difficile.
Un cahier des charges structuré crée un référentiel commun. Il aide notamment à distinguer :
-
le problème rencontré ;
-
la compétence recherchée ;
-
le public ;
-
les contraintes ;
-
la modalité envisagée ;
-
le résultat professionnel attendu.
Cette logique est particulièrement utile lorsqu’une entreprise doit centraliser plusieurs besoins ou déployer des formations auprès de plusieurs équipes.
Quel cadre professionnel prendre en compte ?
Le Code du travail définit l’action de formation comme un parcours pédagogique permettant d’atteindre un objectif professionnel. Cette action peut être réalisée en tout ou partie à distance ou en situation de travail. [1]
Les modalités ont des conséquences concrètes.
Pour une action réalisée tout ou partie à distance, le cadre réglementaire prévoit notamment une assistance technique et pédagogique appropriée, une information sur les activités pédagogiques à réaliser et leur durée moyenne ainsi que des évaluations jalonnant ou concluant l’action. [5]
Une formation en situation de travail répond, elle aussi, à des conditions spécifiques. [5]
Le cahier des charges n’a donc pas vocation à choisir une modalité uniquement parce qu’elle semble plus pratique. Il doit fournir suffisamment d’informations pour vérifier que la modalité est compatible avec l’objectif, le public et la nature des compétences à développer.
Les 8 informations à intégrer dans un cahier des charges formation
1. Le contexte de l’entreprise
Commencez par expliquer pourquoi la demande existe.
Un nouvel outil est-il déployé ? Une activité évolue-t-elle ? De nouveaux managers prennent-ils leurs fonctions ? Un risque a-t-il été identifié ? Plusieurs établissements rencontrent-ils la même difficulté ?
Quelques paragraphes précis sont généralement plus utiles qu’une longue présentation institutionnelle.
2. Le problème professionnel à résoudre
Cette partie est déterminante.
Au lieu d’écrire :
Besoin : formation management.
Il est plus utile de préciser la situation :
Des collaborateurs récemment nommés managers doivent prendre en charge l’animation quotidienne d’équipes et acquérir les compétences correspondant à leurs nouvelles responsabilités.
Le cahier des charges décrit le besoin. Il appartient ensuite à l’organisme de vérifier si son offre peut y répondre.
3. Les compétences attendues
Une demande de formation doit pouvoir être reliée à des compétences.
La question à poser est : qu’est-ce que les participants devront être capables de mieux réaliser après le parcours ?
Il faut néanmoins éviter de rédiger à la place de l’organisme un programme pédagogique détaillé si l’entreprise ne dispose pas de cette expertise.
Définissez la cible professionnelle ; laissez ensuite le prestataire expliquer comment son offre permet de l’atteindre.
4. Le public concerné
Précisez les fonctions, le contexte professionnel et, lorsque cela est pertinent, le niveau d’expérience.
Deux groupes confrontés au même thème peuvent avoir des besoins très différents.
Une initiation à l’intelligence artificielle pour des utilisateurs découvrant ces outils n’appelle pas nécessairement la même réponse qu’un besoin métier avancé.
5. Le niveau de départ
Un organisme ne peut pas correctement positionner une action sans comprendre ce que les participants maîtrisent déjà.
Le cahier des charges peut préciser :
-
l’expérience du public ;
-
les formations déjà suivies lorsque cette information est utile ;
-
les outils déjà utilisés ;
-
les compétences déjà maîtrisées ;
-
les difficultés observées.
Pour les formations réglementées ou certifiantes, les prérequis doivent toujours être vérifiés sur la fiche officielle de la formation concernée.
6. Le nombre de participants et l’organisation des groupes
L’effectif influence le choix entre formation inter-entreprises et intra-entreprise.
Une formation inter-entreprises réunit des participants issus de plusieurs organisations autour d’objectifs pédagogiques communs.
Une formation intra-entreprise concerne les collaborateurs d’une même organisation. Elle peut permettre, lorsque l’offre le prévoit, d’adapter certains exemples ou l’organisation au contexte professionnel de l’entreprise.
Eduform’Action présente déjà les principes de la [formation intra-entreprise] dans une ressource dédiée. [6]
7. Les contraintes opérationnelles
Le cahier des charges doit aussi décrire la réalité du terrain.
| Contrainte | Information utile à transmettre | Pourquoi |
|---|---|---|
| Plusieurs établissements | Nombre et implantation des sites | Étudier le déploiement |
| Travail posté | Disponibilités des équipes | Construire le calendrier |
| Activité continue | Contraintes d’absence | Limiter la désorganisation |
| Équipe dispersée | Localisation des participants | Étudier présentiel/distanciel |
| Matériel ou environnement spécifique | Conditions d’exercice | Vérifier les besoins pédagogiques |
| Échéance métier | Période souhaitée | Vérifier la faisabilité |
Évitez toutefois de transformer une date souhaitée en exigence intangible lorsque la disponibilité des formateurs ou les conditions pédagogiques doivent encore être vérifiées.
8. Les critères d’analyse de la proposition
Avant de consulter des prestataires, définissez les éléments qui permettront d’étudier leurs réponses.
Ces critères peuvent porter sur l’adéquation aux compétences recherchées, la compréhension du contexte, la pertinence de la modalité, l’expérience sur le domaine concerné, les conditions d’évaluation ou encore l’organisation proposée.
Le prix peut naturellement faire partie de l’analyse, mais une comparaison uniquement tarifaire peut masquer des différences importantes de périmètre.
Comment passer du besoin à la consultation ?
Une méthode simple consiste à procéder en cinq étapes.
Étape 1 : Recueillir les besoins
Les besoins peuvent remonter des managers, des salariés, des responsables métiers, des fonctions RH, de l’analyse des risques ou des transformations prévues.
L’[entretien de parcours professionnel] peut également faire émerger des informations sur les compétences, les besoins de formation et les perspectives d’évolution. [7]
Étape 2 : Regrouper les demandes proches
Dix demandes individuelles ne nécessitent pas nécessairement dix réponses différentes.
Cherchez les compétences communes, les métiers concernés et les situations professionnelles similaires.
Étape 3 : Prioriser
Le plan de développement des compétences ne doit pas devenir une accumulation de demandes.
Eduform’Action recommande d’arbitrer notamment selon les obligations applicables, les risques, la criticité opérationnelle et les transformations des métiers. [8]
Étape 4 : Formaliser le cahier des charges
Une fois le besoin priorisé, décrivez le contexte, le public, la compétence recherchée et les contraintes.
Étape 5 : Consulter la bonne expertise
Le choix de l’organisme intervient après la qualification.
C’est particulièrement important lorsqu’une entreprise possède des besoins très différents : management, sécurité, santé, digital ou rénovation énergétique ne relèvent pas des mêmes expertises.
Trois erreurs fréquentes dans un cahier des charges formation
Erreur 1 : commencer par le nom d’une formation
« Nous voulons une formation de deux jours sur… » ferme parfois trop tôt la réflexion.
Commencez par le besoin. La durée et la modalité pourront ensuite être vérifiées avec l’organisme.
Erreur 2 : demander du sur-mesure sans définir ce qui doit être adapté
Le terme « sur mesure » peut recouvrir des attentes très différentes.
S’agit-il d’adapter les exemples ? Les cas pratiques ? Le calendrier ? Les groupes ? Le niveau ?
Précisez le contexte plutôt que de demander une personnalisation indéfinie.
Erreur 3 : oublier l’après-formation
Une formation n’est pas uniquement une session à organiser.
Définissez dès le cahier des charges ce que l’entreprise souhaite pouvoir observer : acquisition d’une compétence, appropriation d’une méthode, évolution d’une pratique ou autre résultat cohérent avec l’objectif professionnel.
Aucun résultat ne doit cependant être garanti avant la réalisation de l’action.
Méthode Eduform’Action : Besoin → Compétence → Public → Modalité → Expertise
Pour structurer un projet de formation, Eduform’Action recommande cinq questions successives.
Besoin : quelle situation professionnelle justifie la demande ?
Compétence : quelle capacité doit être acquise, renforcée ou actualisée ?
Public : quels collaborateurs sont concernés et quel est leur niveau ?
Modalité : quelle organisation est compatible avec l’objectif et le terrain ?
Expertise : quelle entité spécialisée peut répondre au besoin ?
Cette méthode évite de commencer directement par le catalogue.
Le [catalogue de formations Eduform’Action] peut ensuite servir à identifier les familles d’offres correspondant au besoin.
Quels pôles et quelles filiales solliciter ?
Eduform’Action est la marque groupe. Les formations précises sont portées par les filiales et écoles spécialisées.
Pour un cahier des charges transversal, le premier travail consiste donc à router correctement le besoin.
| Besoin principal | Pôle Eduform’Action | Expertise à examiner |
|---|---|---|
| Santé, urgences, management ou pratiques en santé | Santé | FORSIM, Phosphoria, Ostéobio ou Santestim selon le besoin |
| Management, prévention, sécurité au travail | Management & Sécurité | PROJEXIA ou SOFIS selon le besoin |
| Bâtiment, maintenance, rénovation énergétique | Habitat & Rénovation Énergétique | EMHa |
| IA, cybersécurité, communication digitale | Digital & Tech | INNOV8LEARN |
| Études supérieures digitales | Digital & Tech | DBS |
| Média digital et Media Trader | Digital & Tech | adLearnMEDIA |
La page [Nos pôles] permet de comprendre l’architecture du groupe avant d’étudier le catalogue.
Pour une entreprise ayant plusieurs besoins simultanés, la page [Offre formation entreprise] constitue également un point d’entrée vérifié du site Eduform’Action.
FAQ
Un cahier des charges formation est-il obligatoire ?
Le cahier des charges présenté dans cet article est avant tout un outil de qualification et de consultation. Il ne doit pas être confondu avec les documents contractuels prévus par le Code du travail dans les situations auxquelles ils s’appliquent. [4]
Que faut-il transmettre en priorité à un organisme de formation ?
Le contexte, le besoin professionnel, les compétences attendues, le public, son niveau de départ, l’effectif et les principales contraintes d’organisation. Ces éléments permettent de vérifier l’adéquation de l’offre avant de préciser les modalités.
Faut-il indiquer une durée souhaitée ?
Une contrainte de disponibilité peut être indiquée, mais il est préférable de ne pas imposer arbitrairement une durée pédagogique. La durée doit rester cohérente avec l’objectif, le public et l’offre réellement proposée.
Formation intra ou inter : comment choisir ?
L’intra est à étudier lorsqu’une même organisation souhaite former une équipe autour d’un contexte partagé. L’inter peut convenir à des besoins individuels ou à de petits effectifs pouvant rejoindre une session commune avec d’autres organisations. Le choix dépend aussi de l’offre et des modalités effectivement proposées.
Peut-on envoyer le même cahier des charges à plusieurs organismes ?
Oui, lorsqu’une entreprise souhaite comparer plusieurs réponses, un socle commun facilite l’analyse. Les critères de comparaison doivent toutefois tenir compte du périmètre exact de chaque proposition et pas uniquement de son prix.
Conclusion : avant de chercher une formation, formaliser le besoin
Un cahier des charges formation efficace ne commence pas par un catalogue.
Il commence par une situation professionnelle : une compétence à développer, une transformation à accompagner, un risque à prévenir ou une évolution métier à préparer.
En formalisant le contexte, le public, les compétences attendues et les contraintes, les DRH et responsables formation donnent aux organismes les informations nécessaires pour construire une réponse plus pertinente et plus facilement comparable.
Cette méthode permet également de transformer le plan de développement des compétences 2027 en projets opérationnels plutôt qu’en simple liste de formations.
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Références
[1] République française. (2026). Code du travail, article L6313-2 : définition de l’action de formation. Légifrance.
[2] Eduform’Action. (2026, 24 août). Plan de développement des compétences 2027 : que préparer dès la rentrée 2026 ?
[3] Ministère du Travail et des Solidarités. (2026). Le plan de développement des compétences.
[4] République française. (2026). Code du travail, article D6353-1 : réalisation des actions de formation. Légifrance.
[5] République française. (2026). Code du travail, articles R6313-1 à D6313-3-2 : modalités des actions de formation. Légifrance.
[6] Eduform’Action. (2024). Formation intra entreprise : définition et avantages.
[7] Eduform’Action. (2026, septembre). Entretien de parcours professionnel 2026 : que doivent préparer les entreprises avant le 1er octobre ?
[8] Eduform’Action. (2026, 22 juillet). Plan de développement des compétences 2026 : comment prioriser les formations en entreprise ?
